Das Thema Digitalisierung nimmt derzeit den wohl wichtigsten Stellenwert in der täglichen EDV-Arbeit ein. Wir müssen viele Arbeitsabläufe überdenken und Gewohntes infrage stellen, wenn wir den Transformationsprozess vorantreiben wollen. Natürlich fangen wir nicht bei null an, aber der Anspruch an die Hardware ist in den letzten zehn Jahren enorm gewachsen. Wir haben eine gute Basis, weil wir uns für die großen Anbieter wie Apple, Microsoft oder auch Dell entschieden haben. Mit Microsoft als Betriebssystem sowie dem flächendeckenden Einsatz von Wodis Sigma als Mieterdatenbank sind wir weiter als manch andere mittelständische Wohnungsunternehmen. An dieser Entwicklung ist Thomas Harry Strecker seit 1980 beteiligt. Er hat von Anfang an den IT-Bereich bei der Rheinwohnungsbau betreut und weiterentwickelt.
Herr Strecker, wie hat sich die Informationstechnik verändert?
Wir haben uns zu einer Informationsgesellschaft entwickelt. Die Quantität der Kommunikationskanäle und der Informationsinhalte steigt rasant. Die IT versucht, durch eine maßgeschneiderte Auswahl an Kommunikationssystemen den effizienten Umgang und das Filtern der Informationen zu unterstützen, und zwar themen- und zeitangepasst. Zu Beginn war die IT nur für Kernprozesse gedacht, also Buchführung, Mieterdaten und Mietabbuchung. Stück für Stück hat sie aber alle Arbeitsbereiche erobert: zum Beispiel Nebenkostenabrechnungen, Mietverwaltung, technische Auftragsschreibung, Serienbriefschreibung, digitale Akten. Heute ist die IT allumfassend, viele Arbeitsabläufe sind ohne sie gar nicht mehr möglich – man denke nur an Telefonanlagen, Gebäudezugänge, Zeiterfassung, Buchung von Sitzungsräumen oder auch Urlaubsplanung. Alle Prozesse des beruflichen Alltags sind mittlerweile IT-gesteuert oder zumindest IT-unterstützt. Zudem nimmt die IT eine neue Rolle im Unternehmen ein. Sie wird zum Ideengeber für neue Geschäftsmodelle sowie Projekte und zum Treiber hinsichtlich der Mitarbeiterakzeptanz im Bereich Medien und Softwares. Diese neuen Aufgaben sind allerdings nur im engen Austausch mit anderen Abteilungen wie der Personalentwicklung zu erfüllen. So gesehen ist die IT heute in jeder Organisationseinheit fest verankert.
Welchen Ansatz verfolgt die IT bei der Rheinwohnungsbau?
Die IT soll unsere Prozesse schlanker und direkter gestalten. Unnötige manuelle Prozessschritte sollen vermieden werden, um den Mitarbeitern Zeit zu geben, sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren. Lästige, standardisierte Arbeiten sollen nach Möglichkeit wegfallen, damit die Mitarbeiter entlastet werden. Zudem soll das Arbeiten in Teams ortsunabhängig und flexibler gestaltet werden, um eine auf Zukunft ausgerichtete Arbeitsumgebung zu schaffen. Durch die Einbindung von mobilen Endgeräten sind Mitarbeiter jederzeit informiert und in den Prozess involviert – dadurch ergeben sich viel mehr Möglichkeiten und Freiräume. Zum Beispiel mobiles Arbeiten: Jeder entscheidet selbst, wo er arbeitet – ob zu Hause oder im Office. Die IT ermöglicht 24/7 und ortsunabhängig den Zugriff auf Informationen. So können auch private Interessen mit den Anforderungen der Arbeitswelt in Einklang gebracht werden und es entsteht ein gesundes Gleichgewicht. Durch die Möglichkeit des mobilen Arbeitens wird ein flexibles Arbeitszeitmodell notwendig, das den Spagat zwischen selbstbestimmter Arbeitszeit und Kundenservice schaffen soll.
Das Projekt ist ein gutes Beispiel, um die Verkettung von Prozessen zu verdeutlichen, die durch die Digitalisierung entstehen. Bei alldem dürfen der persönliche Kontakt und Austausch jedoch nicht in den Hintergrund treten. Die analoge Teamkommunikation und der analoge Mieterservice sollen nicht ersetzt, sondern ergänzt werden – schließlich steht hinter der Digitalisierung und der Mobilität am Ende immer noch der Mensch.
Elektronische Datenverarbeitung
Stefan Terlinden, Teamleiter der EDV-Abteilung, gehört schon seit August 2007 zum Rheinwohnungsbau-Team. Eines der umfangreichsten Digitalisierungsprojekte, das er maßgeblich vorantreibt, ist die Einführung einer Team-Kollaborations-Plattform von SharePoint Online.
Herr Terlinden, was bedeutet Digitalisierung für die EDV?
Für die EDV ist die Digitalisierung ein Kernprozess. Der Wunsch, mehr Arbeitsabläufe durch rechnergesteuerte Systeme zu automatisieren und Geschäftsprozesse zu optimieren, bringt ein ständiges Lernen und die Weiterentwicklung eines jeden Mitarbeiters mit sich.
Welche Entwicklungen der EDV ergeben sich aus Ihrer Sicht?
Das Thema Digitalisierung hat derzeit den wohl wichtigsten Stellenwert in der täglichen EDV-Arbeit, deshalb müssen wir viele Arbeitsabläufe überdenken und Gewohntes infrage stellen. Die größte Herausforderung empfinde ich in der „Mitnahme“ der Mitarbeiter. Das wird durch das ständige Wechseln der Anwendungen und die immer schnelleren Entwicklungen von Online-Diensten erschwert. Zudem wird ein gezieltes Informations- und Wissensmanagement immer wichtiger. Dieses kann aber nur durch neue Kommunikationsstrategien und Schulungssysteme aufgebaut werden.
Wie begegnen Sie dieser Aufgabe? Können Sie ein Best-Practice-Beispiel nennen?
Vor zirka einem Jahr haben wir das Thema Kollaboration neu betrachtet und das alte Intranet auf den Prüfstand gestellt. Wir haben uns dann gegen eine Verlängerung der bisherigen Software entschieden und stattdessen den Clouddienst SharePoint Online als Plattform für unser neues Intranet gewählt. Dieses ambitionierte Produkt konnten wir nur mit der Implementierung der Verwaltungssoftware CoffeeNet umsetzen. Hieraus ergibt sich das größte interdisziplinäre Projekt im Rahmen der Digitalisierung, das ich seit meiner Zeit bei der Rheinwohnungsbau umsetzen darf – vom Hauswart über die Unternehmenskommunikation bis hin zur Betriebskostenabteilung sind alle mit an Bord. Unser Intranet ZION (Zentrales Informations- und Organisations-Netzwerk) verlagert die Kommunikation des Unternehmens über die Gebäudegrenzen hinaus. Mit den Vorteilen der Cloud sind wir unabhängig vom Standort und können alle gleichzeitig an unseren Dokumenten arbeiten. Informationen werden gezielt veröffentlicht, über eine Chatfunktion können auch funktionale Informationen schnell geteilt und kommentiert werden. Aus der Bringschuld, Wissen, Informationen und Dokumente zu teilen, ist die Holschuld jedes Einzelnen geworden: Mitarbeitende sind nun verantwortlich für die Bereitstellung von Informationen aus ihrem Bereich. Das klassische Intranet wird somit um den Social-Media-Gedanken erweitert – jeder im Unternehmen ist für den Content wichtig.
